Certifying Acceptance Agent in Österreich
Was ist ein CAA?
Ein Certifying Acceptance Agent (CAA) ist eine Person oder ein Unternehmen mit einer Autorisierung des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS) im Rahmen des Acceptance Agent Program. Grundlage ist eine schriftliche Vereinbarung mit dem IRS (Acceptance Agent Agreement). Vor der Zulassung führt der IRS eine Eignungs- und Hintergrundprüfung durch. Welche Acceptance Agents in Österreich autorisiert sind, veröffentlicht der IRS auf seiner Liste: IRS: Acceptance agents – Austria.
Ein CAA unterstützt bei Anträgen auf eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) mit Formular W-7. Seine Kernaufgabe ist die Prüfung der Identitätsdokumente des Antragstellers. Dafür schreibt der IRS eine Schulung zur forensischen Dokumentenprüfung vor.
Der Standardweg: Originaldokumente an den IRS
Beantragen Sie eine ITIN ohne CAA, müssen Sie dem Antrag Nachweise über Ihre Identität und Ihren ausländischen Status beilegen. Meist ist das Ihr Reisepass, und zwar entweder
- im Original oder
- als Kopie, die von der ausstellenden Behörde oder von einer US-Botschaft bzw. einem US-Konsulat beglaubigt ist.
Eine notariell beglaubigte Kopie reicht in der Regel nicht. Der Antrag geht per Post an den IRS in Austin, Texas. Laut den Instructions for Form W-7 sollten Sie etwa sieben Wochen einplanen, bis der IRS Sie über den Stand Ihres Antrags informiert, bei Anträgen aus dem Ausland oder in der Hauptsaison (15. Jänner bis 30. April) neun bis elf Wochen. Laut Publication 4520 schickt der IRS Originaldokumente in der Regel innerhalb von 60 Tagen zurück. Bis dahin ist Ihr Reisepass nicht bei Ihnen.
Was ein CAA anders macht
Ein CAA prüft die Originaldokumente persönlich in einem Termin mit dem Antragsteller. Er prüft, ob das Dokument echt und gültig ist und ob es dem Antragsteller gehört. Danach fertigt er Kopien an und gibt die Originale sofort zurück.
Das Ergebnis bestätigt der CAA dem IRS mit Formular W-7-COA, dem Certificate of Accuracy (früher Form W-7 (COA)). Der IRS erhält:
- Formular W-7,
- Formular W-7-COA,
- Kopien der geprüften Dokumente,
- die Steuererklärung oder die Nachweise für eine Ausnahme.
Ihr Reisepass bleibt bei Ihnen und muss nicht an den IRS geschickt werden.
Welche Dokumente ein CAA prüfen darf
Ein CAA darf Originale und von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien für den Hauptantragsteller, den Ehepartner und unterhaltsberechtigte Angehörige (Dependents) prüfen. Dabei gelten zwei Einschränkungen:
- Bei Dependents darf ein CAA nur Reisepässe und Geburtsurkunden prüfen.
- Ausländische Militärausweise darf ein CAA nicht prüfen.
Acceptance Agent oder Certifying Acceptance Agent
Im Acceptance Agent Program des IRS gibt es zwei Arten von Acceptance Agents. Ein Acceptance Agent (AA) hilft beim Ausfüllen und Einreichen von Formular W-7, muss die Originaldokumente oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien aber an den IRS schicken. Nur ein Certifying Acceptance Agent darf die Dokumente prüfen und bestätigen. Wenn Sie Ihren Reisepass behalten und von Österreich aus beantragen möchten, brauchen Sie einen CAA.
Was das für Sie bedeutet
- Ihr Reisepass bleibt bei Ihnen. Sie können während der Bearbeitung reisen und brauchen kein Ersatzdokument.
- Keine beglaubigte Kopie nötig. Sie müssen keine beglaubigte Kopie Ihres Reisepasses bei der ausstellenden Behörde oder einer US-Botschaft besorgen.
- Prüfung vor dem Einreichen. Vor dem Versand prüft der CAA, ob Formular W-7 vollständig ist und zu den Dokumenten und der Steuererklärung passt. Unvollständige oder fehlerhafte Anträge kann der IRS ablehnen oder zurückstellen.
- Keine Reise in die USA. Der IRS selbst prüft ITIN-Dokumente persönlich nur in Taxpayer Assistance Centers in den USA. Die Prüfung durch den CAA findet in Österreich statt, persönlich oder per Video.
ITIN beantragen, ohne Ihren Reisepass in die USA zu schicken?
Senden Sie mir eine Anfrage. Sie erhalten eine Liste der Unterlagen für den Termin.
Was ein CAA nicht ersetzt
Ob eine ITIN erteilt wird, entscheidet allein der IRS. Ein CAA ist kein Vertreter und kein Mitarbeiter des IRS. Der IRS überprüft die Bestätigungen von CAAs stichprobenartig und kann sich direkt an Antragsteller wenden. Zur Rolle des CAA gehört auch nicht, Ihre US-Steuererklärung zu erstellen. Ich erstelle keine Steuererklärungen; die steuerlichen Fragen klärt Ihr Steuerberater oder Tax Preparer.
Meine Autorisierung als CAA
Ich bin vom IRS als Certifying Acceptance Agent autorisiert und auf der Liste der Acceptance Agents des IRS für Österreich geführt: IRS: Acceptance agents – Austria.
Wie ein Termin abläuft, sehen Sie im Ablauf auf der Startseite.
Häufige Fragen
Reicht eine notariell beglaubigte Kopie meines Reisepasses?
In der Regel nein. Der IRS akzeptiert das Original oder eine Kopie, die von der ausstellenden Behörde oder von einer US-Botschaft bzw. einem US-Konsulat beglaubigt ist. Notariell beglaubigte Kopien sind nur in Sonderfällen für Angehörige von US-Militärpersonal zulässig. Mit einem CAA brauchen Sie keine beglaubigte Kopie, weil der CAA das Original prüft.
Kann ein CAA die Dokumente meiner Kinder prüfen?
Ja, wenn es Reisepässe oder Geburtsurkunden sind. Alle anderen Dokumente für Dependents muss der IRS im Original oder als von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopie erhalten.
Wie kann ich prüfen, ob jemand wirklich CAA ist?
Der IRS veröffentlicht für jedes Land eine Liste der autorisierten Acceptance Agents. Die Liste für Österreich finden Sie hier: IRS: Acceptance agents – Austria.
Sie brauchen eine ITIN?
Senden Sie mir eine Anfrage, um einen Termin zur Prüfung Ihrer Dokumente in Österreich zu vereinbaren.